Nace Boxhouse, Gestión de Archivos

General 20/05/2014
Un emprendimiento innovador en Sunchales, que brinda soluciones de gestión documental. El cliente puede optar por tres formas de almacenamiento de la documentación: sin digitalización, con digitalización y la conservación de los originales en su lugar de trabajo; y digitalización, resguardando los originales en un depósito especialmente acondicionado.

«Consideramos que es importante resguardar la memoria histórica y contar con la documentación para encontrarla en el momento que sea necesaria. Muchas empresas sunchalenses no tienen capacidad de resolver la guarda, gestión y custodia de los archivos físicos. Es por ello que brindamos herramientas para facilitarles a nuestros clientes el almacenamiento de la documentación y el posterior acceso a la información en el momento oportuno para la toma de decisiones», explica Pablo Giovenale, flanqueado por su hermano Mauro, jóvenes emprendedores que avizoraron la problemática que afrontan las pequeñas y medianas empresas en la actualidad, ofreciendo una solución concreta y fiable a través de Boxhouse, Gestión de Archivos.
Si tomamos en cuenta que el 90% de la memoria corporativa de una firma comercial existe en papel, es indispensable disponer de un conjunto de procedimientos que ayuden a preservar el buen estado de los documentos en papel y que faciliten la correcta administración de los mismos. El flamante emprendimiento ubicado en Láinez 158, se especializa en la gestión documental para el adecuado manejo, preservación y custodia de los documentos.
El cliente puede optar por tres formas de almacenamiento:
•El guardado sin digitalización.
•Digitalizar documentos y conservar los originales en su lugar de trabajo.  
•Digitalizar los documentos y dejar los originales al resguardo de boxhouse.
«La guarda, gestión y custodia de los archivos, no está atada a la digitalización pero sí están emparentadas- explica Mauro-.  Teniendo en cuenta que los archivos físicos son más vulnerables y pueden resultar dañados incluso con el paso del tiempo, la digitalización es una alternativa que brinda numerosas ventajas como la posibilidad de que los archivos sean editados, consultados por varios usuarios en simultáneo y resguardado de daños ambientales».
La novedad que presenta Boxhouse es que para la digitalización de cualquier tipo de documento utiliza un software especializado para gestión documental que le permite manejar la información de su empresa integrando los archivos en papel, los documentos electrónicos, las fotografías, los correos electrónicos y las bases de datos. Es un sistema que permite que todos los usuarios autorizados puedan compartir la misma documentación en forma simultánea; facilita la ubicación exacta de los documentos y evita la duplicidad y las copias innecesarias; y además permite controlar el ciclo de vida de los documentos en cuanto a su creación, almacenamiento, envío, seguimiento, recuperación y manejo de versiones.

Seguridad
La seguridad cumple un papel fundamental en la custodia de un material tan sensible como la memoria histórica de las empresas. Boxhouse cuenta con un desarrollado sistema de prevención y seguridad. La instalación eléctrica respeta la Reglamentación de la Asociación Electrotécnica Argentina (AEA). La misma se realizó con circuitos independientes separando el sector de archivos de los otros sectores, con sus correspondientes interruptores. La finalidad es que, cuando no se utilice el Archivo, se interrumpa el suministro eléctrico. Además cuenta con una central de alarmas de última generación, con sensores pasivos infrarrojos termo compensado para disminuir los falsos disparos del sistema y sensores que detectan el humo y el calor. Posee seguridad anti desarme y sirenas anti vandalismo. Dicha central está programada para informar de forma telefónica los eventos detectados.
Las cajas que contienen los archivos son cerradas herméticamente, plastificadas por fuera a los fines de protegerlo de cualquier contacto con el exterior. Interiormente poseen elementos que absorben la humedad que pudiera contener. Por su parte, se efectúan controles de humedad, plagas y bacterias. Además las cajas se hallan precintadas a los fines de su inviolabilidad.

Política de privacidad
Los hermanos Giovenale también ponen mucho énfasis en la política de privacidad: «La finalidad de Boxhouse es preservar y guardar la documentación de los clientes, no entrar en los detalles de lo que la firma hace». Comprometidos al tratamiento profesional de la información y a dar cumplimiento a una estricta confidencialidad, obliga a todo su equipo laboral y/o terceros afectados a la prestación de los servicios a no divulgar cualquier información y/o documentación que por cualquier motivo llegue a conocimiento de los citados, salvo autorización expresa de la contraparte. Ninguna de las partes en ninguna forma y aún después de concluida la relación contractual, divulgará, dará a conocer o suministrará a terceros información relativa a los negocios o actividades de la otra parte, ni hará uso de la información confidencial de la otra en su propio beneficio o en beneficio de un tercero, salvo aceptación expresa de la parte que pudiera ser afectada por la revelación de esa información.

Otros servicios

•Ordenamiento de archivos.
•Clasificación individual de archivos.
•Guarda de archivos.
•Software personalizado.
•Consulta en línea.
•Ensobrado de folletos, cartas, resúmenes, correspondencia, etc.
•Servicio de delivery.
•Destrucción de la documentación .a pedido del interesado, fomentando la conciencia verde.

Digitalización

Es factible digitalizar cualquier tipo de documentación  como:  Legajos de personas; Carpetas de clientes; Historias clínicas; Actas; Manuales de procedimientos ; Pólizas de seguros; Balances; Órdenes de pago; Facturas y Conciliaciones bancarias.

Servicio

·Autogestión de documentos: Usted podrá automatizar sus procesos y la información podrá ser enviada, recuperada, editada, procesada, protegida, revisada y auditada. Usted podrá garantizar el cumplimiento de los procesos de trabajo enviando la información a través de la red y a tiempo.
·Organización de Archivos: Contamos con personal calificado y una metodología eficiente para la organización de archivos; usted tendrá un archivo confiable en el cual siempre encontrará el documento que necesita.
 ·Digitalización de documentos: La digitalización de documentos convierte sus documentos en papel a un formato digital que le permite disponer de un archivo completo en imágenes y a la disposición de todos los usuarios.
 ·Indexación de la documentación digitalizada: Consiste en indexar cada tipo de documento de acuerdo a las claves, denominación o atributos definidas por el cliente.
 ·Almacenamiento de Archivos y Almacenamiento Digital: Ponemos a su disposición espacios diseñados para el  Almacenamiento de los documentos en formato de papel. De igual forma, poseemos espacios especialmente acondicionados para el resguardo de la información almacenada en soportes tecnológicos, tales como dispositivos de almacenamiento digital, óptico o magnético. Le ofrecemos la posibilidad de que en caso de un siniestro en sus instalaciones el plan de recuperación de desastre no sea un problema. Este servicio garantiza que su empresa no perderá la información que asegura la continuidad de sus operaciones al estar resguardada en una locación externa.

Contacto

Boxhouse Gestión de Archivos  se encuentra ubicado en Láinez 158, Sunchales, pudiéndose contactar al TE: 03493 423156 o al mail: gestion@boxhouse.com.ar

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